국립부경대학교 기록관 운영 규정 || 제·개정일자 : 20231227 || 제·개정번호 : 1316
제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제10조 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」제2조에 따라 부경대학교 기록관을 설치하고 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
제2조(적용범위) ① 이 규정에서 말하는 기록(물) 및 기록(물)관리 등에 관한 사항은 국립부경대학교의 단과대학, 부속기관, 연구소 등 국립부경대학교(이하 “본교”라 한다) 소속 기관에 적용한다. <개정 2023.12.27.>
② 국립부경대학교 기록관(이하 “기록관”이라 한다) 운영 및 기록물 관리에 관하여는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다.<개정 2023.12.27.>
제3조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
1. “기록물”이란 본교와 그 부속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. “전자기록물”이란 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 생산하여 송·수신 또는 저장되는 전자문서, 웹기록물 및 행정정보 데이터세트 등의 기록정보자료를 말한다.
3. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
4. “기록물관리기관”이란 적정한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물관리업무를 수행하는 기관을 말한다.
5. “중앙기록물관리기관”이란 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제9조 및 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제6조에 따라 국가기록원을 말한다.
6. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록연구사 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
7. “처리과”란 문서의 접수·발송 및 업무처리를 주관하는 대학본부, 단과대학, 일반·전문·특수대학원, 기본·지원·부속기관 및 연구시설의 각 과·팀, 행정실 등을 말한다.
8. “전자기록생산시스템”이란 「행정업무의 효율적 운영에 관한 규정」 제3조 제10호부터 제12호까지의 규정에 따른 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다.
9. “기록관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
10. “기록물분류기준표”란 생산기록물의 체계적인 관리 및 업무 처리를 위해 단위업무별로 관리 기준을 제시한 표로서 중앙기록물관리기관이 작성하여 고시한다. 기록물분류기준표 관리 항목은 기능분류번호, 보존기간, 보존방법, 보존장소, 비치기록 여부 등의 보존 분류 기준 및 검색어 지정 기준 등을 포함한다.
11. “생산현황통보”란 기록물의 정리결과를 시기별로 종합하여 기록물관리기관으로 통보하는 것을 말한다.
12. “이관”이란 기록물의 물리적인 보존 장소와 관리 권한을 해당 기록관으로 이전하는 행위를 말한다.
13. “인수”란 기록관이 기록물을 처리과에서 이관 받는 것을 말한다.
14. “평가”란 보존기간이 만료된 기록물을 대상으로 행정적·증빙적·역사적 가치를 검토하여 보존여부를 판단하는 업무를 말한다.
15. “폐기”란 더 이상 보존할 필요가 없는 기록물을 제거하는 것으로 주로 기록물의 물리적인 파괴 또는 파기하는 것을 말한다.
16. “정수점검”이란 서고 관리의 한 절차로, 기록물의 수량을 주기적으로 점검하는 행위를 말한다.
17. “상태점검“이란 소장 기록물을 재질의 외형상 변화, 훼손, 탈색 등의 상태평가기준에 따라 당해 기록물의 재질 및 훼손정도를 점검하는 것을 말한다.
제4조(조직 및 구성) ① 기록관은 총무과 소속으로 하며, 기록관의 장은 총무과장이 된다. <개정 2016. 12. 28., 2021. 02. 01.>
② 기록관에 기록관리팀을 두며, 기록물 관리·기획·연구·평가 및 활용 등에 관한 사항을 분장한다.
③ 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록연구사를 두어야 한다. 또한 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리 업무의 수행에 필요한 전담인력을 배치하여야 한다.
④ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
제5조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립·시행
2. 기록물의 수집·이관·관리·보존 및 활용
3. 소관 심의회 및 위원회 운영
4. 기록물분류기준표의 관리
5. 기록물생산현황 취합 및 중앙기록물관리기관으로의 통보
6. 국가적 보존가치가 높아 중앙기록물관리기관이 지정한 중요기록물의 이관
7. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 행정박물, 시청각기록물의 관리
8. 미등록 기록물의 수집 및 등록·관리
9. 기록물평가심의회의 운영 및 기록물폐기
10. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
11. 소관 기록물 서고 관리
12. 기록물 정수점검 및 실태조사
13. 기록물관리 지도·교육 운영계획의 수립 및 시행
14. 처리과 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원
15. 소관 중요기록물의 재난대비 계획 수립
16. 기록관의 시설 및 장비관리
17. 기록관리시스템의 설치 및 운영
18. 보존가치가 높은 주요 기록물 및 비전자기록물의 전자매체 수록
19. 보존 기록물의 열람·편찬·전시·홍보 등 기록정보서비스 제공
20. 대학사료의 평가·수집·정리·보존 및 활용 등에 관한 사항
21. 보존 기록물에 대한 통계의 작성·관리
22. 그 밖에 기록물관리에 관하여 필요한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.
제6조(기록물평가심의회) ① 기록관장은 보존 중인 기록물의 평가 및 폐기를 위하여 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 구성·운영한다.
② 심의회는 위원장을 포함하여 5인 이내의 위원으로 구성하고, 위원장은 기록관장이 된다.
③ 심의회의 위원은 기록관장의 추천으로 총장이 임명·위촉한다. 심의회는 기록물 평가에 적합하다고 인정되는 본교 교직원으로 구성하되, 2인 이상의 외부 전문가를 포함하여야 한다.
④ 심의회에는 간사를 두며, 간사는 기록관리팀 소속 실무 담당자 중 기록관장이 지정할 수 있다.
⑤ 심의회의 회의는 위원장이 소집하며, 재적위원 3분의 2 이상의 출석으로 개의하고 출석위원 3분의 2 이상의 찬성으로 의결한다.
⑥ 심의회는 별지 제1호의 기록물 평가심의서와 별지 제2호의 심의의결서를 작성하여야 하며, 기록관은 심의회 회의록을 작성·관리하여야 한다.
⑦ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.
1. 평가대상 기록물에 대한 보존기간 재책정·보류 또는 폐기
2. 기타 기록물 평가와 관련하여 기록관장이 요청한 사항
⑧ 심의회의 위원장 및 위원은 기록물 평가와 관련하여 알게 된 사항이나 비밀을 사적인 이익을 위하여 이용하거나 누설하여서는 안 된다.
⑨ 외부위원이 회의에 출석한 때에는 예산의 범위 안에서 수당 및 기타 실비를 지급할 수 있다.
제7조 <삭 제> <2021. 02. 01.>
제8조(자문위원회의 위촉 등) ① 기록관에 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록 기술 등의 전문적인 사무를 위하여 자문위원을 둘 수 있다.
② 자문위원은 총장이 임명 또는 위촉하며, 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다.
③ 기록관장은 외부 자문위원에 대하여 예산의 범위에서 수당과 여비 및 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.
제9조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」의 기준에 따라 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 법령 및 지침에 따라 독립된 통합 보존서고 및 적정한 작업공간, 열람공간, 사무공간 등을 확보하여야 한다.
제10조(기록관리시스템 및 장비구축) ① 기록관에는 모든 유형의 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축·운영하여야 한다.
② 기록관리시스템은 전자기록생산시스템 및 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축하여야 한다.
③ 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 하고, 승인받지 아니한 접근 및 폐기 등으로부터 시스템을 보호하는 방안을 수립·시행하고 백업과 복원기능을 구비하여야 한다.
④ 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약하여 유지·보수하게 할 수 있다.
제11조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 보존서고 및 전산실을 통제구역으로 지정하고, 기록물 무단 반출 등에 대비하여 출입 내역을 관리하여야 한다.
② 제1항에 따른 통제구역은 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.
③ 기록관장은 보안업무 규정에 따라 보안관리를 철저히 하여야 한다.
④ 기록관장은 이관 받은 비밀기록물의 안전한 보존 및 관리를 위하여 비밀취급인가를 받은 자를 배치하고, 이중 잠금장치가 있는 공간을 확보하여야 한다.
제12조(점검) ① 기록관장은 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 기록물에 대한 정수점검 및 상태점검
2. 보존서고 및 전산실의 각종 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 점검
3. 보존서고의 온·습도, 기록물의 오손 여부 및 해충발생 여부에 대한 점검
4. 보존 기록물의 열람 및 대출 상황의 점검
5. 그밖에 기록관 운영에 필요한 사항의 점검
제13조(기록물 재난대책) 기록관장은 보존시설에 대한 화재 또는 천재지변 등의 재난에 대한 대비계획(예비, 대비, 대응, 복구에 대한 행동지침 등)을 작성하고, 소방시설 등의 시설을 구축하여 관리하여야 한다.
제14조(재정) 기록관 운영에 필요한 재정은 본교 예산과 그 밖의 수입금으로 충당한다.
제15조(세부사항) 그 외에 이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.